Đơn xin việc kính gửi ai và câu trả lời chính xác nhất

1. Đơn xin việc kính gửi ai mới chính xác?

Trong đơn xin việc, nội dung người nhận hay kính gửi được trình bày ngay bên dưới quốc hiệu, tiêu ngữ có tác dụng cụ thể hóa điểm đến cho lá đơn xin việc viết tay, file word hay hồ sơ xin việc, đồng thời đóng vai trò như một lời chào lịch sự mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng và lời mở đầu trước khi đi trình bày những nội dung chi tiết về kinh nghiệm, thành tựu, kỹ năng bên dưới. Thường thì nội dung người nhận này chỉ chiếm khoảng một dòng trên đơn xin việc. Tuy chỉ chiếm một dung lượng nhỏ như vậy, nhưng không phải ai, nhất là những tân binh mới bắt đầu tìm việc, sinh viên mới ra trường. Vậy đơn xin việc kính gửi ai mới chính xác? Nên đề cập đến tên cụ người cụ thể hay để chung chung là vẫn có thể được chấp nhận?  

 Trên thực tế tuyển dụng hiện nay, chưa có một quy chuẩn nào trong việc thể hiện những thông tin người gửi. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, mà ứng viên sẽ trình bày những thông tin này theo cách khác nhau.   

1.1. Trình bày tên cá nhân cụ thể, khi bạn biết chính xác tên người nhận đơn

Trên JD đăng tuyển gửi đến các ứng viên trên các website, mạng xã hội, bên cạnh địa chỉ, email, tên công ty, bộ phận, phòng ban tiếp nhận CV của ứng viên để để bước đầu sàng lọc hồ sơ, sẽ đề cập đến tên người cụ thể (họ có thể là đại diện đơn vị tuyển dụng, Headhunter thuộc đơn vị đối tác, nhân sự  người nhận hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp bạn. 

Nội dung thông tin này thường được đề cập ở cuối bảng tin tuyển dụng. Ứng viên khi gửi hồ sơ xin việc, đơn xin việc có thể lấy thông tin họ và tên, giới tính, chức danh, tên bộ phận để làm căn cứ để thể hiện trong nội dung người gửi. Trong trường hợp đã nắm đầy đủ những thông tin người nhận trong đơn xin việc, phần người gửi bạn cần đề cập đến chính xác tên người nhận, danh xưng, vị trí, bộ phận và tên công ty tuyển dụng”. Bạn có thể viết: 
“Kính gửi Mrs. Hoàng Ngọc Anh, nhân viên nhân sự, Công ty MTV Job123”.

“Dear, Mr. Quang Hùng, Chuyên viên tuyển dụng công ty LT Pay”

Điều này giúp cho bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch sự đến người nhận, bộ phận nhận hồ sơ, đơn xin việc của bạn”. 

1.2. Đề cập đến tên trưởng bộ phận tuyển dụng/Ban lãnh đạo công ty trong phần người nhận

Với một số website tuyển dụng sẽ ẩn thông tin người đăng tuyển và địa chỉ email của công ty để kích thích bạn ứng tuyển trực tuyến. Thế nhưng, điều này cũng mang lại ít nhiều sự khó khăn trong việc xác định danh tính người nhận và làm nhiều ứng viên không biết phải trình bày thông tin người nhận trong đơn xin việc của mình như thế nào. Trong trường hợp không biết rõ tên người nhận là ai nhưng lại biết tên của trưởng phòng tuyển dụng thông qua website của công ty,  lựa chọn tốt nhất cho bạn chính là quản lý bộ phận tuyển dụng. Bạn có thể đề cập theo cấu trúc khi bạn biết chính xác tên của người nhận. Bạn có thể viết “Kính gửi Mrs. Hoàng Ngọc Anh, Trưởng phòng tuyển dụng, Công ty MTV Job123”, Kính gửi Ông Quang, Giám đốc nhân sự công ty Hataco”. Kính gửi Ban Lãnh đạo Công ty MTV Job999 Trường hợp, không biết chi tiết về tên quản lý của phòng nhân sự, việc để tên người gửi chung chung như trường hợp sau đây cũng được chấp nhận “ Kính gửi Giám đốc nhân sự Công ty LT pay”, “ Kính gửi trưởng bộ phận tuyển dụng chi nhánh Vin 3”,...

1.3. Kính gửi bộ phận tuyển dụng

Khi ứng tuyển một tin đăng không rõ về chức năng của người nhận cũng như thông tin quản lý bộ phận tuyển dụng, bạn cũng có thể đề cập đến tên chung của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và tên công ty. Sự lựa chọn an toàn của bạn chính là “kính gửi bộ phận tuyển dụng”. Lựa chọn này tuy không chỉ đích danh tên người tuyển dụng hay quản lý tuyển dụng nhưng đề cập đến bộ phận sẽ tiếp nhận và sàng lọc và thông báo lại kết quả hồ sơ cho bạn. Khi đề cập như này bạn cũng sẽ tránh được việc bị bắt lỗi vì gửi sai, gửi nhầm địa chỉ. Vậy nên, trong đơn xin việc của mình, khi không rõ các thông tin chính xác về người nhận, đừng quên ghi rõ “Kính gửi bộ phận tuyển dụng” nhé.

1.4. Kính gửi đích danh trưởng bộ phận/phòng ban mà bạn muốn vào làm việc

Quyết định lựa chọn hoặc từ chối ứng viên từ phòng nhân sự sẽ được “trưng cầu ý kiến” và duyệt qua các phòng chuyên môn. Trưởng phòng/trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm xem hồ sơ ứng viên và phản hồi với bộ phận tuyển dụng để thông báo kết quả cuối cùng với ứng viên. Vậy nên, nếu không rõ tên người nhận đơn xin việc là ai, một lựa chọn nữa cho bạn chính là Trưởng bộ phận mà bạn muốn ứng tuyển. Bạn có thể viết “ Kính gửi Trưởng phòng Marketing”, “Kính gửi trưởng phòng kinh doanh, công ty TNHH MTV HTL”. Việc đề cập chính xác đến tên phòng ban giúp lá đơn của bạn được chuyển tiếp đến đúng địa chỉ và giúp bạn tạo ấn tượng sâu sắc với nhà tuyển dụng thông qua nội dung mà bạn đã trình bày trong đơn”. 

Với những hướng dẫn chi tiết trên đây về cách ghi người nhận trong đơn xin việc, chắc chắn bạn đã có thể trả lời được câu hỏi đơn xin việc kính gửi ai rồi đúng không? Vậy tại sao phải trình bày thông tin người nhận chính xác hay còn lưu ý nào trong quá trình thể hiện tên người nhận trong đơn xin việc bạn cần bỏ túi? Nội dung ngay dưới đây của Timviec6s sẽ giúp bạn giải đáp tiếp nhé. 

2. Vai trò của việc trình bày thông tin người nhận chính xác 

Không ít người viết đơn xin việc hiện nay đang tập trung quá nhiều vào nội dung bên trong đơn xin việc cách để kết nối, xâu chuỗi các dữ kiện về kỹ năng, thành tựu sao cho nổi bật để nổi bật, lập luận sao cho thuyết phục để thu hút nhà tuyển dụng mà xuề xòa nội dung người nhận. Trên thực tế, dù chỉ chiếm khoảng 2% tổng dung lượng trong lá đơn xin việc, nhưng nội dung được trình bày chỉn chu sẽ giúp bạn thể hiện được 2 điều sau:

 Thứ nhất, một lá đơn xin việc, hồ sơ xin việc có đích đến chính xác, rõ ràng giúp quá trình tiếp nhận hồ sơ nhanh hơn. Khi việc không thể hiện địa chỉ chính xác, rõ ràng, có thể gây mất thời gian có việc chuyển từ phòng ban này sang phòng ban kia và có thể gây thất lạc hồ sơ. 

Thứ hai, việc thể hiện chỉn chu thông tin kính gửi phản ánh sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước thềm đi xin việc, tìm hiểu thông tin người nhận, thông tin công ty, nhân sự phòng ban trong công ty. Qua đó không những thể hiện được thái độ chuyên nghiệp của bạn, mà còn thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng nhà tuyển dụng. 

3. Một số lưu ý khi trình bày thông tin người nhận trong đơn xin việc

Dù là một nội dung khá nhỏ trong đơn xin việc, song lại tác động lớn đến việc tạo ấn tượng tốt hoặc xấu với nhà tuyển dụng. Vậy nên hãy hết sức lưu ý và tránh những lỗi sau đây nhé. 

- Nhầm giới tính người đại diện phòng hay cá nhân nhận hồ sơ: Rất nhiều những tin tuyển dụng trên mạng xã hội, tin tuyển dụng không nêu rõ gửi hồ sơ, đơn xin việc cho Anh/chị, ông/bà nào mà chỉ đề cập đến Họ tên. Việc phỏng đoán tên để ra giới tính là không an toàn. Nếu không biết chắc chắn, bạn có thể đề trong phần kính gửi là “Kính gửi Anh/Chị”, “Kính gửi Ông/bà” nhé. 

-Thiếu các thông tin về chức danh, tên công ty: Rõ ràng bạn đã đề cập đến họ và tên của người nhận, nhưng một nội dung không thể thiếu đi kèm tên là chức danh và phòng ban và tên công ty tạo nên tính nhất quán và thể hiện sự đầy đủ nhé. 

Như vậy trên đây Timviec6s đã trả lời giúp bạn câu hỏi Đơn xin việc kính gửi ai chính xác nhất. Hy vọng rằng những hướng dẫn trên đây sẽ thực sự hữu ích và giúp bạn sở hữu lá đơn xin việc chuyên nghiệp và chỉn chu nhất nhé.